随着工作年限的增长，我逐渐意识到书面表达能力对我无与伦比的价值，也让我在以后的工作中受益良多。

我的第一家公司是一家互联网公司，业务遍布各个领域，非常庞大，而我又有幸进入经营管理核心部门；因为工作的特殊性，上级对我们部门人员的书面沟通工作定出了异常严苛的标准，过程很痛苦，但也让我的职场书面表达能力有了很大提升，也让我对书面表达这件事情有着更加深入的思考。

一、为什么我们需要书面表达能力

我见识过很多高手将PPT玩得风生水起，也见过很多不修边幅的负责人因为一封邮件将自己和团队带进深渊。

我一直在思考：书面表达到底对我们意义何在？

书面表达能力是个人能力的直观反映。有时候写不清楚很可能是因为没有想清楚，书面表达落到实处也就是一个PPT、一封邮件，但背后却是一个在做事的人或者团队，如果你连自己在做什么都说不清楚，那对方有权利怀疑你到底有没有能力胜任这份工作。

职场上有很多书面沟通的场景，书面表达到位会避免误解。这一点无需做过多解释，相信很多人对这一点都深有体会，书面表达没有到位会徒增大量沟通成本，而且会让给对方留下很不好的印象，甚至怀疑你所做的工作。所以当你写的邮件总是被别人误解，你的PPT总是被上级反复询问时，你该好好审视以下自己了。

书面表达比口头表达更正式，也有存档，便于回溯。书面表达一定会存在某种载体，或是邮件，或是聊天记录，当需要进行回溯的时候，邮箱等沟通工具都有可靠的记录。这个好处就在于你可以完美的复现当时的情景，也可以在遭遇扯皮时为自己提供证据，当然，前提是你的表达要到位。

二、职场的现状如何？

根据我的观察，大部分职场人在书面表达方面做得都不够好，尤其是研发部门，在书面表达上面似乎都不是很擅长。

以下是一些比较常见的问题，相信很多人都会犯：

你是否经常遭遇吐槽：

条理不清晰，描述比较随意。这种情况常见于各种书面沟通的形式中，很多人对自己表达内容的描述很随意，也不会分点列明。

之前遇到过一个工作了十多年的老前辈给我提交的工作总结，只有一段话，好几百字，里面包含的内容多达十几项，且没有任何标注，让人毫无阅读的欲望，只能打回重来。

不分场合，使用同一种语言风格。职场中的书面沟通有很多场合，常见的有汇报、工作总结、会议纪要、系统上线公告等，在不同的场合及情况应该有着不同的语言风格，比如说我们经常要给上级提交工作报告，这个在语言风格上肯定和发全员的公告不一致。

但是在工作中会遇到很多人，在不同场合使用相似的语言风格，如果把他的书面材料定义为他的产品，那这个产品经理肯定不懂用户分析。

内容太过专业，对方很难读懂。这个类似于“用户视角”和“企业视角”的辨析，从内容输出者的角度来讲，输出的内容都是自己在工作中经常接触到的，一看就明白，但是这并不意味着对方像你一样对你所写的东西这么了解。

大多数时候，我们都在无形中假设对方很了解我们的工作，但事实并非如此。

甚至，还会有错别字。这一点是非常不能容忍的，在对方看来，错别字不仅代表你的不重视，还会代表你的不专业，基于此，对方很可能在后续的沟通中不断的质疑你。所以错别字是万万不可以出现的。

三、如何提高书面表达能力？

说了这么多，那到底该如何提高书面表达能力呢？我认为可以采取如下方法。

强化意识，合理思考

我一直都觉得，一件事情如果做不好，只能说明这件事情的优先级在你这里还不够高。

如果要求你写的邮件里面不能有错别字，一旦发现，立马开除，我相信下次在邮件前你会检查几十遍才会发，这样出错的概率会很低很低。

所以，想提高书面表达能力的第一步，就是把这件事情的优先级提高，驱使自己做好每一张PPT，写好每一封邮件；其次，像上面说得一样，写不好其实是因为没想好，要养成先想好怎么写之后再动鼠标的习惯。

分清条理，务必极简

在你提高意识，并且经过合理思考之后，你应该可以清楚的表达自己的意思。接下来就应该将你所表达的内容分成几个模块，再从从每一个模块中提炼出总结性的语言，让对方一眼就可以看出来你想表达什么。

加个结论，效果明显

善用模型，总结经验

做营销的同学应该都知道4P理论，简单意思就是我们在分析一家公司的营销策略时，可以通过产品（Product）、价格(Price)、渠道(Place)、促销(Promotion)等4个维度去分析。

这就是一种分析模型，是前人总结出的经验理论，拿来用省时省力。其实在我们撰写书面材料时，也可以多尝试一下使用模型；甚至我们也可以自己总结出常用的书面表达内容模型，比如会议纪要三要素、公告三段论等。

下面是我自己总结的会议通知邮件的内容模型：

会议通知模型

最近新东方的年会歌曲《释放自我》很火，“干的累死累活，有成果那又如何，到头来干不过写PPT的”，大家对只写PPT又不干活的人很有怨言，为了不被写PPT的人欺负，我劝诸君还是提高一下自己的书面表达水平，免得尴尬。

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